Контакти
Контакти е адресникът на вашата сграда - обитатели, собственици и доставчиците на услуги, с които работите (почистване, асансьорна поддръжка, комунални услуги и т.н.). Контактът е просто запис за човек или фирма; той сам по себе си не дава достъп до приложението.
Отворете Контакти, за да разглеждате указателя. Можете да търсите, да филтрирате по роля и да импортирате контакти групово от електронна таблица.
Списъкът Контакти с полето за търсене и филтъра по роля.
Изглед за обитател: страницата Контакти е за управители. Обитателите намират съседите си в Домовата книга, отворена от раздела Съседи. Тя се отваря в обобщен изглед; за да видят кой къде живее, включват превключвателя Детайли, който показва всеки имот заедно с хората в него. Обитателите виждат само контактите, отбелязани като видими за всички обитатели.
Добавяне на контакт
Натиснете Добави и попълнете данните. Най-горе във формата задавате дали информацията за контакта е видима за всички обитатели (или само за администраторите) и дали е Физическо лице или Юридическо лице (фирма - което добавя фирмени полета като ЕИК и представител).
Полетата са Име, Възрастова група, Телефон, Имейл, Пол, Адрес, Град, Пощенски код, Държава, Уебсайт и Бележки. Само Името е задължително.
Описателните Роли / Услуги (вижте по-долу) и свързването на контакт с имот се правят отделно - контактът се свързва с имот от списъка с обитатели на съответния имот (вижте Имоти и собственици).
Роли / Услуги
Контактът може да носи една или повече описателни Роли / Услуги, които обясняват функцията му в сградата. Примери:
| Роли в сградата | Доставчици на услуги |
|---|---|
| Домоуправител, Заместник-домоуправител, Касиер, Председател на УС, Член на УС, Контрольор, Секретар | Почистване, Асансьорна поддръжка, Домофонна система, Видеонаблюдение, ВиК дружество, Ел.енергия фирма, Озеленяване, Снегопочистване, Строителна фирма |
Важно: Това са етикети, не права. За да може някой да влиза и използва приложението, изпратете му покана и му дайте роля за достъп (Администратор, Финансов редактор или Обитател) - вижте Начало. При покана можете да свържете със съществуващ контакт, за да останат записите свързани.
Видимост на контакта
За всеки контакт определяте кой вижда данните му:
- Видимо само за администратори - запазено лично за управителите.
- Видимо за всички обитатели - показано в общия указател, за да могат съседите да се свържат.
Изберете по-строгата опция за лични данни и отворената опция за общи услуги като домоуправителя или фирмата за почистване.
Формата за редакция на контакт с Роли/Услуги и превключвателя за видимост.
Архивиране на контакти
Когато някой се изнесе или спрете да работите с доставчик, архивирайте контакта, вместо да го изтривате. Архивирането го премахва от активния указател, но запазва историята му - предишни роли и записи - непокътната. Архивираните контакти са скрити по подразбиране; включете Покажи архивираните, за да ги видите, и възстановете контакт по всяко време. Запазете изтриването за записи, добавени по грешка.
Контакт с активни роли не може да бъде архивиран - първо приключете тези роли.
Импорт на контакти от електронна таблица (CSV)
Вече държите обитателите си в електронна таблица? Можете да ги добавите всички наведнъж. Натиснете Импорт на контакти и плъзнете (или изберете) .csv файл. Импортът е достъпен за администратори.
Файлът трябва да има заглавен ред с имената на колоните по-долу. Редът няма значение и регистърът на буквите също, но имената трябва да съвпадат точно. Само name е задължително - оставете другите клетки празни, ако нямате информацията.
| Колона | Задължителна | Какво съдържа |
|---|---|---|
name | Да | Името на човека или фирмата. Редове без име се пропускат. |
is_company | Не | true за фирма, false (или празно) за човек. |
company_representative | Не | За фирма - името на лицето за контакт. |
phone | Не | Телефонен номер, в произволен формат. |
email | Не | Имейл адрес. Ако съвпада с регистриран потребител, контактът се свързва с него автоматично. |
country | Не | Държава. |
address | Не | Адрес. |
city | Не | Град. |
postal_code | Не | Пощенски код. |
reg_number | Не | ЕИК или данъчен номер на фирма. |
website | Не | Уеб адрес. |
age_group | Не | Едно от: child, teen, adult, senior. |
gender | Не | Едно от: male, female, other, prefer_not_to_say. |
notes | Не | Свободен текст или бележка. |
След качване ще видите колко контакта са импортирани, както и списък с пропуснатите редове заедно с причината - например липсващо име, невалидна стойност за age_group или gender, или дубликат, който вече съществува.
Имате стар Excel или Google Sheets файл? Не е нужно да го преформатирате ръчно. Отворете файла в AI асистент (или поставете съдържанието му) и поискайте „преобразувай това в CSV с точно тези колони за Kooperacia“, като поставите списъка с колони отгоре. Запазете резултата като .csv файл и го импортирайте.